所谓数字档案馆，是将计算机技术、通讯技术以及与之相关的软件技术用于档案馆的信息采集、处理、存储、检索和传输的信息管理系统。相对于电子政务，也可称之为电子档案馆。相对于传统的实体档案馆，又可称之为虚拟档案馆。
　　我国各级综合档案馆的档案主要来自于党政机关，是政务信息的重要组成部分，数字档案馆的建设理应成为电子政务建设的题中应有之义。然而，我国数字档案馆建设就整体而言，一是与电子政务的进程比相对滞后；二是自身发展极不平衡，差距悬殊。数字档案馆建设的理论研究和实践探索亟待加强。本文试从档案馆领导者的角度谈谈对数字档案馆建设的几点认识。
　　一、数字档案馆建设的动因
　　建设数字档案馆的动因来自外部和内部两个方面。
　　从外部来看，一是电子政务的推动。随着电子政务的迅猛发展，许多地方都把档案信息资源作为政务信息的一个组成部分，统筹规划，给予投入，数字档案馆的建设成为电子政务发展的必然要求。二是档案信息化的推动。国家档案局在2002年提出了推进档案信息化建设的任务，2002年发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，使数字档案馆的建设有了宏观依据。同时，北京、上海、青岛、深圳等先进档案馆的示范效应，也有力地推动了数字档案馆建设的进程。三是信息技术的推动。信息技术的飞速发展，使其应用成本不断下降，应用普及越来越快，计算机不再是少数人垄断可望不可即的武器，而日益成为人们桌头案前必不可少的工具。这就使得数字档案馆的建设有了现实的可能性。
　　从内部来看，一是档案接收的需要。随着计算机的应用和普及，各单位产生了大量的电子文件。按照国家质量监督检验检疫总局发布的国家标准《电子文件归档与管理规范》和国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》，这些电子文件中的一部分将作为电子档案归档保存并在适当时候接收进馆。而不采用信息技术，档案馆就无法实现电子档案的接收、管理和利用。二是档案管理的需要。一个档案馆少则几万卷，多则上百万卷，在传统档案馆里，对这些档案的整理、编目、鉴定、保管和统计都要靠手工来完成。由于档案数量太多，这些业务基础工作长期滞后，成为制约档案开放和利用的瓶径。随着档案的不断接收进馆，工作量有增无减，往往是旧账未清，新账又欠。传统的方式主要是靠增加人员来解决。而人员又不可能无节制地增加。在数字档案馆条件下，将实现管理的自动化，可大大降低运行成本,减轻劳动强度，提高工作效率。同时，它又可以解决许多手工条件下难以解决的问题，如档案的查重问题，在过去几乎是不可想象的，而在计算机条件下则变得轻而易举。三是档案利用的需要。档案馆是公共服务部门，随着我国社会主义民主政治进程的深入，在信息公开的原则下，公民利用档案信息的呼声越来越高。传统方式查找档案速度慢，查全率和查准率低，利用者只能到档案馆里查阅，使档案利用长期处于“查查看，找到算”的局面，许多利用者都是期盼而来，失望而返。数字档案馆则使档案馆的服务功能有了质的飞跃，既可做到档案查询又快又准，又可实现档案远程查询，达到提高工作效率、便于信息公开和方便服务对象的目的。
　　二、数字档案馆建设的内容
　　数字档案馆建设的目标就是通过利用“超大容量数据库”等技术，使档案馆成为各种形式的档案信息（文字、声音、图像、音像等）存储、处理和检索的中心。目前，数字档案馆建设的任务主要是搞好“三网一库”建设。
　　内网建设。即建立档案馆局域网。通过布网和软硬件的配置，将计算机放到每个工作人员的案头。其目标是实现档案业务流程的自动化，在网络状态下进行档案信息的储存、处理和传输。同时，逐步实现档案馆办公自动化。
　　专网建设。即与政务网联通。其目标一是作为政务网的用户实现政务网所要求的任务；二是为政务网上的用户提供档案服务；三是实现网上立档单位电子档案的接收进馆。专网建设要求与网上单位要能够实现互动，处理相关事务。
　　外网建设。即在互联网上建立公共网站。其功能一是实现档案远程查询，使利用者不用到档案馆就可在网上查到自己所需要的档案；二是作为档案馆的窗口，向社会宣传自己，传播档案知识；三是采集自己需要的各种信息。在网站建设中，目前普遍存在的问题一是重建轻管，内容不能及时更新，没有建立起网站的正常运行机制；二是网站内容特别是档案查询过于专业，使上网的普通公民看不懂，不会查。
　　数据库建设。这是数字档案馆建设的核心，因为档案馆的基本功能就是档案的存储和利用。同时它也是数字档案馆建设的瓶径，因为其工作量浩大。档案数据库从层级上说，有案卷级目录数据库、文件级目录数据库、专题文件数据库、文件级（图像）数据库和全文检索（文本）数据库等。从载体形态上说，有纸质档案数据库、照片档案数据库、录音档案数据库、多媒体档案数据库等。其中文件级目录数据库是全部数据库的基础，应优先安排。在数据库建设中，需要注意的是，一要尽可能地利用过去已建的数据库，将其数据转入新的系统，做到原有数据不废；二要坚持同一数据只录入一次的原则，即无论建多少个数据库，已录入的数据都可重复使用，做到不重复录入；三要坚持数据的可转换性，能够根据需要导入导出。
　　在“三网一库”建设中，内网是基础，数据库是核心，网站是重点。上网内容与上网用户在三网中成反比关系，即内网、专网和外网的上网内容依次递减，而上网用户则依次递增。当今信息技术的发展日新月异，软硬件的更新换代周期均为18个月左右，档案人员对信息技术的应用随着实践的深入也在不断深化，档案工作本身也在不断发展。这些都要求我们要把“三网一库”作为一个动态的过程来建设，它不可能是一劳永逸的。因此，软硬件的配置，应该是可升级、可更改和可扩充的。
　　三、数字档案馆建设的原则
　　1.用户导向原则。无论内网、专网、外网，还是数据库，绝大多数的用户是使用者和操作者，而设计则是少数人的事情。这就要求在软件设计时，设计者一定要站在用户的角度来考虑问题。对大多数用户来说，他们关心的不是使用何种技术和方法等这些后台的东西，而是操作简便，查找迅速。因此设计一定要人性化，围绕用户需求提高服务的可接近性和信息的易获得性。如对利用者来说，它上网的目的就是要找到自己所需要的档案，而且越快越好，而建立网站的中心任务就是提供档案远程查询服务。因此，在设计网站时，一定要由以“我”为中心转变为以利用者为中心，设计理念不是我要做什么，而是我能为你做什么，按用户上网查询的习惯来设置栏目和检索路径，并向双方互动和事务处理方向发展。
　　2.建用同步原则。数字档案馆的建设是一个长期的过程，不可能一蹴而就。要坚持边建设边使用，建设为了使用，使用促进建设，在使用中改进和提高。特别是在建设初期要，要运用二八定律，力争以最小的成本换取最大的效益。即在整体规划下，对要做的工作进行优先排序，急用先上，选取合适的突破口先行启动，把那些利用频率高及需要重点保护的档案首先数字化，尽快投入使用。这样就使内部工作人员和外部利用者都能感觉到数字档案馆的有效和便利，对外可满足社会利用档案之急需，对内可坚定数字档案馆建设的信心。
　　3.小步快走原则。数字档案馆的建设周期长，信息技术又处在发展中，各个档案馆数字化的基础和条件也不同，因此，一定要从本馆的实际出发，在总体规划下，小步快走，滚动发展。不打无准备之仗，不打无把握之仗，务求每战必胜，做到想得要大，起步要小，扩张要快。
　　4.管理创新原则。数字档案馆的建设要与档案管理创新相结合。它不是简单地模仿和再现档案馆原有的业务和运行流程，而是对传统的手工管理方式的改造和业务流程的再造，甚至可能改变档案馆原有的组织结构。数字档案馆的建设和应用与档案业务和运行流程是在不断地相互调适中发展的，需要逐步整合。如在传统方式下，档案的编目、鉴定、开放审查等都是由不同的岗位分别完成的，而在计算机条件下则可一步完成。
　　四、数字档案馆建设的组织
　　1.规划设计于前。数字档案馆的建设是一项复杂的系统工程,一定要进行科学的调研和论证，坚持科学决策和民主决策。首先是制定规划。既要有长远的总体规划，又要有阶段的具体方案。其次是统一标准，依据已有的档案信息化的技术标准，结合本馆实际，在试验可行的基础上，制定出具体的实施细则和技术规范。再次，要做好人力、物力和技术等方面的准备。
　　2.协调调度于中。数字档案馆的建设是一项全新的工作，技术含量高，涉及到档案馆工作的各个方面，在实施过程中会出现各种各样的矛盾和困难。因此，要精心组织，搞好协调调度，特别强调解决问题的及时性。可从两个层面建立协调机制，一是由行政领导主持的工作调度会，主要解决人力、资金、进度、质量等方面的问题。二是由技术负责人主持的技术调度会，主要解决工作中遇到的技术难题。
　　3.管理维护于后。数字档案馆的建设和运行重在管理，可以说是三分技术,七分管理。要防止重建轻管的倾向。比如档案数据库的建设，有数百万乃至上千万个数据需要录入、校对、整合，稍有不慎，就可能造成数据丢失或失真，损失将是灾难性的。而在建设阶段，这一点又特别容易被忽视。所以，要及时总结，强化管理，将数字档案馆建设的成果、经验制度化，并抓好落实，建立起经常性的运行和维护机制。
　　以上三个方面既体现于数字档案馆建设的全过程，也体现于每个具体的工作阶段，是一个不断循环往复的过程。
　　五、数字档案馆建设的保障
　　1.思想保障。一要作为“一把手”工程。主要负责人对数字档案馆建设的认识和决心如何，关系到数字档案馆和进展。领导者信息化意识的强弱是数字档案馆建设能否成功的最重要因素之一。对“一把手”来说，不仅要有建设数字档案馆的理性思考，也要有引领其快速发展的足够热情。二要作为班子工程。数字档案馆建设资金和人力投入都比较大，在未见到效益时容易产生一些非议，这就需要领导班子统一思想，取得共识。没有强有力的领导，各种资源就无法整合，矛盾冲突就无法协调，标准规范就无法统一，整体功能就无法实现。三要作为全员工程。数字档案馆与传统档案馆虽是两个不同的概念，但在实际工作中并不是截然分开的两个毫无联系的独立系统，不是在实体档案馆以外再建一个数字档案馆，而是你中有我，我中有你，许多工作环节是相互融合的。因此，它不是少数人做的事情，必须全员参加，每个工作人员都要学会在数字档案馆条件下进行工作。
　　2.经费保障。数字档案馆建设需要投入,特别是建设初期软硬件配置投入较大，建成后也要保持一定的运行成本。首先要把握时机，积极争取，把数字档案馆的建设列入电子政务建设规划之中，统一安排资金，这样才能保证前期投入到位。其次是在档案馆业务经费中，要向信息化重点倾斜。硬件的配置要与工作需要相一致，把有限的资金用好，不可盲目超前。资金不足的档案馆也可在总体规划和可升级、可扩充、可更新的前提下，采取逐步投入、滚雪球发展的方法，工作开展到哪，软硬件就开发配置到哪。
　　3.质量保障。质量是数字档案馆的生命。投入大量人力物力建设，如果因为质量差而不能用，不如不搞。要建立质量保障机制和体系，做到每一个环节、每一道工序责任到人并有据可查。如数据库的建设，就可在数据库结构中设置录入者、校对者字段。既可以增强工作人员的责任意识，又便于查清责任，使问题得到及时解决。总之，要保证数据真实、完整和准确，即可用性，能用的才是最好的。
　　4.安全保障。数字档案馆建设必须从一开始就把安全放在重要位置，通过严格的安全制度和有效的技术手段，来实现三个目标。一是保障设备正常运行和不受外部病毒攻击，实现网络运行安全；二是通过三网隔离和权限设置，使档案信息既得到有效利用，又不造成失泄密，实现档案信息安全；三是数据库应以不同的载体形态多套备份，做到异机、异地、异人保管，实现数据管理安全。