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高职院校科研档案信息化管理工作存在问题

时间:2019/12/02    浏览:

       科研档案客观记录了学校科研发展的历史,是学校档案的重要组成部分,是学校不同历史时期科研水平的真实反映。随着大数据时代的到来,xx学院科研档案管理模式的局限性日益突出,传统的档案管理方式已不适应科研信息快速发展的要求。因此,在大数据背景下,如何科学高效地管理科研档案是需要思考和引起重视的课题。以xx学院科研档案管理的现状为例,主要存在以下问题:
       一、科研档案信息化管理问题众多
       (一)档案管理意识薄弱,没有专职科研档案管理人员。目前,学院没有出台相关的档案管理制度,也没有安排专职工作人员管理科研档案,档案管理工作基本由部门工作人员兼任,即部门工作人员只管个人职责范围内的工作档案。由于管理人员不稳定、业务素质参差不齐等,出现了档案管理意识薄弱、归档材料不全等问题。
       (二)档案管理模式单一,信息化管理水平低。科研档案管理工作基本停留在传统的手工操作上,工作效率低,经常出现遗漏的现象,使得档案资源的准确性和完整性无法得到有效保障。学校虽然在工作中已经实现了全面的无纸化办公,但在利用计算机管理科研档案方面,科研工作人员只是停留在简单的信息归类和存储的层面,信息化技能不足。同时,由于对科研档案缺乏信息化建设和软件建设,导致无法实现高效的信息化科研档案管理。
      (三)科研数据采集不完全,档案利用率极低。采集教职员工科研成果为一年一次,只是通过填写Excel表格的方式采集,没有建立专门的科研档案信息资源库,更没有在无纸化办公系统中提供能实现网络访问、填写、存储和查询功能的数据处理模块,教职员工提交的科研档案的数据和信息不便查阅,甚至有部分教职员工不愿配合采集工作,使得学院科研数据采集不完全。在档案利用方面,学校科研数据只是满足于向上级汇报,教职员工对学院科研信息查阅率基本为零。

       (四)科研成果社会服务范围小。以某校专利授权情况为例,从2012年至今,专利获授权数量由最初的2项,增长到2019年5月的126项,专利申请获授权量呈现快速增长态势。其中,地方重点产业(比如汽车、工程机械等)提供知识产权支持领域的专利只有4项,只占专利授权总数的3%。而所有专利授权项中,只有一项进行成果转化。这在一定程度上反映出学校科研档案信息处于孤岛状态,即便有服务,也只局限于校内,缺乏校际交流,服务于当地企业或回馈社会的机会更少。


       二、提升科研档案管理信息化的建议
       (一)提高科研档案信息化管理的工作意识。首先应提高相关领导对科研档案信息化管理工作的认识,从而带动科研部门工作人员对科研档案信息化管理工作的重视,应出台科研档案信息化管理相关条例,逐步构建起档案管理平台,促使档案管理环节清晰流畅,内容齐全完整。
       (二)建立健全科研档案信息化管理制度。科研档案管理工作信息化建设往往需要投入大量的人力、物力、财力,还涉及到各级教学单位、各职能部门等多个部门,需要从制度上给予保障。只有建立科学有序、符合自身发展的管理制度,才能确保科研档案管理信息化建设有条不紊地开展。
       (三)提高科研档案管理人员的信息处理能力。要对科研档案管理进行信息化建设,就必须对相关工作人员的信息化处理能力进行提升。一方面引导他们改变传统工作方式,加强日常档案管理;另一方面则通过技术培训等措施提高他们的信息处理能力,包括如采集和监测科研动态信息的能力等。
       (四)加强基础建设,构建科研档案网络信息化平台。档案信息化建设需要对档案信息进行收集、加工、整理、保存与上传,这就需要办公软硬件的支撑。因此,需要配置相应的计算机、扫描仪、高速交换机等信息处理设备,同时还需要构建科研档案网络信息化平台,丰富科研档案数字化信息资源,从而实现档案信息数字化与网络化。
       (五)积极开发或引进科研档案手机客户端,最大限度实现信息共享。对科研档案管理工作进行信息化建设,其目的就是建立科研档案大数据,对资源进行有效开发利用,最大限度实现信息共享,这就是科研档案的价值所在。而伴随着手机的广泛应用,5G时代的到来,科研档案手机客户端的开发或引进是必不可少的,因为手机客户端的使用不仅可以为教职员工提供更多的便利,还可以提高科研档案的利用率,能最大限度地实现科研信息共享。来源:广西科技工作者状况调查站点(原载《广西科技工作者状况调查站点信息摘报》第0345期)